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採購案件常件缺失與正確作法

採購案件常見缺失與正確作法

 

辦理階段
常見缺失
正確作法
請購及招標階段
品名、規格未採限制性招標,卻開列 限制 性規格或指定廠牌名稱或生產產品型號,或開立不必要之規格(如長寬、重量)。
1.勿開列廠牌或型號,如無法詳列規格須開
  列參考型號者,請於其後註明”或同等品”,不
 需要之規格不需開立。
2.符合採購法第22條各項者得採限制性招標。
未訂定交貨期限或保固期限。另指定內或外購,卻未訂定外購交貨期限及 付款方式。
由申請人或填表人於規格表最後頁訂定交貨、執行或租賃期限或保固期限。
限制性招標未附簽呈
辦理限制性招標案件需經簽呈核准始可以限制性招標方式辦理
未用制式規格表及相關資料填寫不清楚。規格表上,單位主管、申請人或填表人未蓋章,未附簽稿會核單。
請見本組網頁相關之規格明細表及勞務明細表範例。並請於規格表上用印。於請購招標案件時並附簽稿會核單
規格表內列有價格、廠商或銷售人員名字 或電話。
請勿列入以上資料。
規格開列ISO、正字標記等規格,限制廠商資本額、專業人員證照、廠商專案人員人數等不當之資格限制。
規格開列不能有左列情形之資格限制,如非巨額或特殊採購不可訂特定資格(如限制廠商資本額。具有相當經驗實績、具有相當人力、具有相當的設備)
限額以上採購尚未辦理招標即請廠商施作付款完畢
依本校採購流程辦理,未辦理招標程序決標前,不可請廠商施作,如程序不符,無法作追認程序
 
動支申請階段
金額輸入錯誤,如多或少列一個0。
請注意金額大小。
請購單品名與規格表品名不符或漏列
1.因列表所產生之漏列敬請補齊。
2.如與規格表不符者請校正。
非限制性開標而列出廠牌名稱及型號
請勿將廠牌、型號列入。
申請金額超出預算或將多筆經費來源列一 請購單或同經費來源列多張請購單
請依會計科目及預算正確輸入,申請。
請購招標案件核准後未送採購組收文承辦 ,積壓或逕自購入。
核准動支後應將案件送本鎮採購組簽收分辦招標作業,不得積壓或逕自購入。
未在經費執行期限前之前置時間內辦理, 造成案件趕辦及交貨驗收之不合理狀況 發生。
1.有關案件應儘早規劃採購,避免拖到經費截止前匆促趕辦之不當行為發生。
2.採購組作業所需前置時間約為二個月。
直接外購案經費申請未考慮匯率變動
申請時以考量匯率變動,以免決標後匯率變高無經費支付
 
投開標階段
未準時出席監標,審核規格。
請準時出席。
規格審查未親自出席,又未填妥委託書
請儘量親自出席,未克出席,其代理人請出示委託書。
規格審核不確定、不明確或未依公告開列 之規格審核。
請依公告之規格,詳實審核。
開標當場要求增減規格、數量或條件
經公告後之規格內容依法不得增減。
打聽投標家數及底價及廠商名稱。
依法保密之範圍,請勿刺探。
委由學生審查規格,學生不知如何審查規格
如請購人確實無法審規格,應委請編制內職員或助理陪同委託人辦理。
驗收階段
財產管理人或請購人沒在現場。
請準時出席配合案件驗收。
驗收紀錄表資料未詳填及用印,以書面驗收者未附相關書面資料。
應詳填紀錄表資料及用印確認,如需附書面資料者需檢附
案件使用單位查驗完成未於規定期限送出驗收
應依規定查驗完成後一星期內送採購組安排驗收。
分批驗收未通知採購組驗收即送核銷
分批驗收案件仍應依規定辦理驗收。
分批驗收未填分批付款表及用印。
應依規定填妥驗收表再送採購組安排時間驗收。
廠商交貨為舊品,或型號不符
驗收時應為新品,請使用單位查驗時需核對型號及確認新品