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簽呈公文範例

 採限制性招標--
 
使用時機:
(1).指採購設備(100萬元以上)符合政府採購法第22條第一項各款者
(2).採購設備(10萬元到100萬元)符合中央機關未達公告金額採購招標辦法第二條第一項第一款或第二款者 
  
簽呈範例:
 
採用限制性招標比價或議價簽陳範例(未達100萬元者)
  
簽 於○○○○○○      會簽 總務處採購組   主計室
 
 主旨: 本(系所單位)因(教學研究或其他理由)之需,擬採購○○○○○○設備(或勞務名稱)金額約需      元
           ,依中央機關未達公告金額採購招標辦法第二條第一項第(一或二,請擇符合之款項填寫)
           規定擬採限制性招標方式辦理請購
,陳請 核示。  
 
說明:(請依實際狀況填寫清楚)
 
一、請說明採購設備所採用條款的理由(如適用採購法第二十二條第一項第二款需檢附獨家專屬或製造之證明
      文件及註明無其他合適之替代品;適用採購法第二十二條第一項第四款需檢附原有設備的財產卡影本
      資料、原採購案號及註明因相容或互通性之需要,必須向原供應廠商採購
;其他條款請依各性質檢 附相關資料)
二、如果要指定公司進行議價需寫清楚公司名稱並需檢附相關證明文件(例如正當理由、獨家製造或供應證 
       明、獨家專屬權利證明)否則仍需依公告程序徵求廠商。 
三、簽陳時需檢附廠商估價單及本校設備規格明細表。
 
註:如依中央機關未達公告金額採購招標辦法第二條第一項第二款者,於說明中請申請單位需就個案敘明不採公告方式
        辦理及邀請指定廠商比價或議價之適當理由簽報校長核准方能適用。
 
採用限制性招標比價或議價簽陳範例(100萬元以上者)
 
簽 於○○○○○○      會簽 總務處採購組   主計室
主旨: 本(系所單位)因(教學研究或其他理由)之需,擬採購○○○○○○設備(或勞務名稱)金額約需        元
         ,依政府採購法第二十二條第一項第(請擇符合條款填寫)款擬採限制性招標方式辦理請購,陳
          請  核示。
說明:(請依實際狀況填寫清楚) 
一、請說明採購設備所採用條款的理由(如適用採購法第二十二條第一項第二款需檢附獨家專屬或製造之證明
        文件及註明無其他合適之替代品;適用採購法第二十二條第一項第四款需檢附原有設備的財產卡影本
     資料、原採購案號及註明因相容或互通性之需要,必須向原供應廠商採購;其他條款請依各性質檢附相關資料) 

二、如果要指定公司進行議價需寫清楚公司名稱並需檢附相關證明文件(例如正當理由、獨家製造或供應證         明、獨家專屬權利證明)否則仍需依公告程序徵求廠商。  

三、簽陳時需檢附廠商估價單及本校設備規格明細表。

新增共同供應契約帳號發函環保署建立綠色採購申報系統帳號公文範例

因新增共同供應契約帳號時,於綠色採購申報系統無法作採購資料之連結,需另以公文發函環保署於綠色採購系統增建帳號並作方系統之採購資料連結,公文範例如下:

受文者:行政院環境保護署
 
主旨:本校 {單位名稱} 為辦理共同供應契約採購需要,新增共同供應契約帳號3.9.26- {延伸碼},為使綠色採購申報系             統作資料連結,惠請 貴署協助於綠色採購申報系統新增帳號,請 鑒核。
 
正本:行政院環境保護署
副本:貴屬一級單位、本校 {單位名稱}、總務處採購組

採購案公告後,發現資格規格有誤,取消招標簽呈範例

使用時機:於採購案已上網公告,但發現廠商資格條件或規格明細表有誤,擬先取消招標公告

主旨:本系預定採購XXXX設備壹台(案號 10X-01-XXX),因公告之規格內容須作修
正,擬先取消招標,請  鑒核。

說明:

一、本採購案已於本年XX月XX日上網公告,並將於XXXX日辦理開標,現發現設備規格明細表內第X項次第XXXX小項及第X項次第XX到XX小項部分須做修正後,始能符合本系需要。(或敘明其他理由)
二、懇請  鈞長同意先撤銷本案招標公告,待重新檢討規格後再行公告。

※簽呈需會採購組

驗收時發現廠商投標時型號誤繕簽呈範例

使用時機:於驗收時發現廠商於投標明細清單型號誤繕

主旨:本(系、所、單位)辦理採購案號(       ),(採購名稱),因廠商投標時附投標規格明細清單型號誤繕,詳如             說明,擬 請同意准予驗收,簽請 核示。

說明:     一、(說明廠商投標誤繕內容)     二、廠商所交付設備其功能、規格經檢驗測試後皆符合原招標機具規格明細表之規範。

※括號內容請依實際狀況填寫 ※簽呈需會採購組、資產管理組、主計室

展延驗收簽呈範例

使用時機:依據契約第12條規定,無初驗程序者,機關應於接獲廠商通知備驗或可得驗收之程序完成後30  日內辦理驗收,但使用單位逾期提出驗收。

主旨:有關本系(所)採購『設備名稱』(案號:10X-01-XXX)申請展延驗收,請准予同意備查。

說明:依據旨揭採購案契約第七條規定,得標廠商應於得標次日起XX日(即10X年XX月XX日)前完成交貨安裝;查該廠商已於XX月XX日期限內完成履約,惟需進行深度測試,(請說明延遲原因)……以確認廠商所交設備符合招標文件所訂規格要求,故無法在契約第12條第2款規定之期限內提出驗收;本系(所)於完成相關測試後,將儘速提出驗收,懇請鈞長同意展延至XX月XX日(預計申請驗收日期),屆時並請採購組協助辦理。

※括號內容請依實際狀況填寫 ※簽呈需會採購組、主計室

驗收時發現廠商實際交貨廠牌型號與投標時不同簽呈範例-1(契約變更優規)

使用時機:依據契約第16條規定契約約定之採購標的,其有下列情形之一者,廠商得敘明理由,檢附規格、功能、效益及價格比較表,徵得機關書面同意後,以其他規格、功能及效益相同或較優者代之。但不得據以增加契約價金。其因而減省廠商履約費用者,應自契約價金中扣除。

1.契約原標示之廠牌或型號不再製造或供應。

2.契約原標示之分包廠商不再營業或拒絕供應。

3.較契約原標示者更優或對機關更有利。

4.契約所定技術規格違反採購法第26條規定。

主旨:有關本系辦理「XXXXXXXXX設備壹式」採購案(案號:10X-01-XXX),其中(某個零件型號或整組機器型號),廠商改以優規商品代替,請同意准予驗收。

說明:

一、依本案合約第16條第1款規定略以,契約原標示之廠牌或型號對機關明顯有利(或契約原標示之廠牌或型號不再製造或供應。),廠商得敘明理由,檢附規格、功能、效益及價格比較表,徵得機關書面同意後,以其他規格、功能及效益相同或較優者代之。但不得據以增加契約價金。其因而減省廠商履約費用者,應自契約價金中扣除。
二、查本案得標廠商投標時係表示將供應XX公司型號XXXXX的零件,但原廠通知暫無庫存,重新生產恐逾交貨期限;現廠商報請同意改交付規格、功能較優且市價較高之同一公司型號XXXX代替,但不增加契約價金。經核對廠商所附比較表及相關文件,後者商品確實規格較佳、價值較高,且符合本系需求;本案已於XX月XX日會同有關單位辦理驗收,建請同意該設備以優規商品代替。    

※括號內容請依實際狀況填寫 ※簽呈需會採購組、資產管理組、主計室 ※檢附規格、功能、效益及價格比較表無固定格式,請廠商自行繕打,或以更換前後型錄佐證,並標示價格;如為廠牌或型號不再製造或供應應附原廠停產證明。

驗收時發現廠商實際交貨廠牌型號與投標時不同簽呈範例-2(契約變更優規)

主旨:有關「OOO採購案」(案號     )契約規格變更乙案,簽請 核示。

說明:

一、契約規格變更內容比較如下:

     1)原來規格內容:

  2)變更後規格內容:

二、規格變更之事由:(下列情形二擇一)

1)機關要求變更規格:因「  (ps請購單位敘明為何要變更規格之情形及理由)     」,於契約所約定之範圍內通知廠商變更契約,廠商於接獲通知後應向本校提出契約標的、價金、履約期限、付款期程或其他契約內容須變更之相關文件。契約價金之變更,其底價依採購法第四十六條第一項之規定。

2)廠商要求變更規格:因「  (ps請購單位敘明為何要變更規格之情形及理由)     」,其「   (ps請依變更規格情形理由擇下列適用情形者填註)1.契約原標示之廠牌或型號不再製造或供應。2.契約原標示之分包廠商不再營業或拒絕供應。3.因不可抗力原因必須更換。4.較契約原標示者更優或對機關更有利。   」,廠商檢附規格、功能、效益及價格比較表,徵得本校書面同意後,以其他規格、功能及效益相同或較優者代之。但不得據以增加契約價金。其因而減省廠商履約費用者,應自契約價金中扣除。

三、規格變更涉及金額、履約期限等履約條件變更情形:

1)規格變更不涉及原來契約條款變更。

1.變更規格金額較原契約金額高,廠商願意以原契約金額計價。

2.規格變更後履約期限不增加。

3.規格變更後付款條件不改變。

2)規格變更涉及原來契約條款暫定變更如下:

1.金額變更情形:(請敘明變更情形及增加經費來源)

2.履約期限變更情形:(請敘明變更情形)

3.付款條件變更情形:(請敘明變更情形)

四、檢附規格、功能、效益及價格比較表如附表,經整體比較變更後之規格、功能、效益及價格相同或較優於原契約。

五、新增規格部分,廠商報價「    元」,因具相容或互通性之需要,必須向原供應廠商採購,符合採購法第二十二條第一項第四款規定。本案奉核定後,將擇期邀請廠商辦理議價及議定履約條件。

擬辦:(下列情形二擇一)

一、擬請同意本採購案辦理契約規格變更,本次規格變更,不變更契約金額,不變更原來契約條款,不另辦理議價及議定履約條件。

二、擬請同意本採購案辦理契約規格變更,本次變更規格新增經費共計「   元」,經費來源擬請准予由「    」項下支應,並於奉核定後,將擇期邀請原廠商辦理議價及議定履約條件。

驗收時發現廠商實際交貨廠牌型號與投標時不同簽呈範例-2(契約變更新增規格)

主旨:有關「OOO採購案」(案號     )契約新增規格乙案,簽請 核示。

說明:

一、本採購案新增規格功能如下:「  (ps請購單位敘明新增規格功能)   」。

二、規格功能新增之理由:因「   (ps請購單位敘明為何新增規格之理由或需求)  」與本採購案之「後續維修、零配件供應、更換或擴充(ps請購單位擇適當項目)」有密切關係,因「   軟體系統開發、設備功能提升、維修服務、介面整合(ps請購單位擇適當項目)   」具相容或互通性之需要,必須向原供應廠商採購,符合採購法第二十二條第一項第四款規定。

三、新增規格涉及金額、履約期限等履約條件變更情形:(下列擇一適用)

1)規格新增不涉及原來契約條款變更。

1.新增規格部分廠商願意無償吸收成本,不增加契約金額。

2.新增規格履約期限不增加。

3.新增規格付款條件不改變。

2)新增規格涉及原來契約條款暫定變更如下:

1.金額變更情形:(請敘明變更情形及增加經費來源)

2.履約期限變更情形:(請敘明變更情形)

3.付款條件變更情形:(請敘明變更情形)

4.其他契約條款變更

四、新增規格部分,廠商報價「    元」,本案奉核定後,將擇期邀請廠商辦理議價及議定履約條件。

 

擬辦:擬請同意本採購案辦理契約新增規格,本次新增規格新增經費計「    元」,經費來源擬請准予由「    」項下支應,並於奉核定後,將擇期邀請原廠商辦理議價及議定履約條件。

廠商實際交貨或安裝已逾履約期限,但非可歸責廠商,同意展延履約期限,免計罰逾期違約金範例

使用時機:依據契約第7條規定履約期限內,有下列情形之一,且確非可歸責於廠商,而需展延履約期限者,廠商應於事故發生或消失後通知機關,並檢具事證,以書面向機關申請展延履約期限機關得審酌其情形後,以書面同意延長履約期限,不計算逾期違約金:

(1)發生契約規定不可抗力之事故。

(2)因天候影響無法施工。

(3)機關要求全部或部分暫停履約。

(4)因辦理契約變更或增加履約標的數量或項目。

(5)機關應辦事項未及時辦妥。

(6)由機關自辦或機關之其他廠商因承包契約相關履約標的之延誤而影響契約進度者。

  (7)其他非可歸責於廠商之情形,經機關認定者。

主旨:因安裝場地需額外配置水電設備,擬請 鈞長准予展延「採購設備名稱」(案號:第10X-01-XXX)履約期限,請鑒核。

說明:

  一、依據廠商    年    月   日來函辦理。

二、依據本案契約第7條第5款規定,契約履約期間,確非可歸責於廠商,而需展延履約期限者,廠商應於事故發生或消失後,儘速以書面向機關申請展延履約期限。機關得審酌其情形後,以書面同意延長履約期限,且不計算逾期違約金。

三、本採購案契約金額     元,履約期限至    年   月   日;惟(ps:請購單位敘明無法如期履約需展延之原因及理由),故廠商來函申請展延履約期限至  年  月  日(或校方通知後XX天),因該情況屬契約第7條第5款第( )點.....,建請同意廠商所請,且不計算逾期違約金。

 

※簽呈需會採購組、主計室 ※簽呈需附廠商申請展延文件(格式不限)

主旨:有關「    (採購案名)      」(案號      )因有不可歸責於廠商之事由擬請同意展延履約期限,簽請核示。

說明:

一、依據廠商    年    月   日來函辦理。

二、本採購案契約金額     元,原契約履約期限為「     」,故本案履約期限至    年   月   日結束。

三、本採購案因「    (ps:請購單位敘明無法如期履約需展延之原因及理由)       」,屬「不可抗力因素」或「校方因素」不可歸責於廠商情事,符合契約第「  」條第「  」款「     (款次條文)      」,契約履約期間,確非可歸責於廠商,而需展延履約期限者,廠商應於事故發生或消失後,儘速以書面向機關申請展延履約期限。機關得審酌其情形後,以書面同意延長履約期限,且不計算逾期違約金。其事由未達半日者,以半日計;逾半日未達一日者,以一日計。

四、上述不可歸責於廠商之事由,致未能依時履約者,延誤履約期間自   年   月   日起至   年   月   日止共     日不計工期,(二擇一)

1.故履約期限展延至   年  月  日(   天)止。

2.或自不可抗力因素排除後,自本校通知之日起    日內完成履約。

 

備註:

1.「   」:請購單位依採購案特性及實際情形填註。

2.延誤天數須與展延天數一致。

3.廠商須來函提出展延公文。(廠商公文內容須載明展延理由、實際情形、影響期間、引用契約條款、申請展延天數)

履約期限展延回復函格式

主旨:有關貴公司承攬本校「    (採購案名)      」(案號      )提出履約期限展延乙案,本校同意展延,請  查照。

說明:

一、復貴公司    年    月   日來函。

二、本案1.履約期限展延至   年  月  日(   天)止。或2.自不可抗力因素排除後,自本校通知之日起    日內完成履約。(二擇一)

使用單位查驗結果不合格,通知改正(驗收前)

主旨:有關貴公司承作本校「招標案名」(採購案號:109-01-XXX),經查驗不合格,請依說明辦理,請查照。

 

說明:

一、查貴公司於109年XX月XX日交付旨揭儀器設備,經本單位查驗結果,有以下瑕疵,請於文到10日內(含例假日)完成改正:

  1. 依據契約第十二條規定,所交付之財物應為新品,但內部管線有明顯使用痕跡且有鏽班,疑似非新品,請貴公司提出為新品之相關佐證文件。
  2. 依據規格明細表第XX點,該設備應於1分鐘降溫20-30度,但實際操作結果僅能降溫15度,明顯無法達到本單位要求標準。
  3. 依據規格明細表第XX點,機台容積要達500公升,貴公司交付之機台實際容積僅390公升。

二、依據契約第九條第六款規定,查驗、測試或檢驗結果不符合契約規定者,機關得予拒絕,廠商應免費改善、拆除、重作、退貨或換貨。另依契約第17條第1款第9目查驗或驗收不合格,且未於通知期限內依規定辦理者,得以書面通知廠商終止契約或解除契約之部分或全部,且不補償廠商因此所生之損失

三、依據契約第11條第3款第4目,因可歸責於廠商之事由,致全部終止或解除契約者,將沒收全部保證金。

廠商逾期交貨限期改善通知函

主旨:有關 貴公司承攬本校「○○○○○○○○○○(採購案名) (案號:○○○○○),請依合約規定儘速辦理,請查照。

說明:

一、依貴我雙方契約規定辦理。

二、本案自○年○月○日決標,履約期限至○年○月○日,截至發文日止貴公司尚未依合約執行,(述明違約事實),依契約第14條第1款以日為單位,按逾期日曆天數,每日依契約價金總額1‰計算逾期違約金

三、請貴公司於收到本通知日起10(日曆天)內完成改正並以書面回復本校,本校得依契約第17條第1款第11目規定解除契約全部且不補償廠商因此所生之損失。

 

 

後續擴充契約變更

 

主旨:有關「○○○○○○○○○○(採購案名) (案號:○○○○○)」採購案,簽請辦理變更契約規格、期程或價金乙節,簽請核示。

說明:

  • 本案於年○日由○○○公司得標,決標價金為新臺幣萬○,○○○元整。
  • (變更契約規格、期程或價金原因說明)
  • 為統籌本案增修事宜,於規劃之初即考量後續擴增需求,並依據政府採購法第22條第1項第7款規定:「機關辦理公告金額以上之採購,符合下列情形之一,得採限制性招標...7、原有採購之後續擴充,且已於原招標公告及招標文件敘明擴充之期間、金額或數量者」,於年○月辦理招標時,即公告後續向得標廠商擴充採購金額為新台幣萬○,○○○元整,使有意參與投標之廠商均能公平獲知此資訊,以確保採購公平性,故本次增購程序符合政府採購法規定。

四、履約期間原○○○○○,修正為○○○○○

五、本案為原有採購部份項目之數量擴充,原合約之廠商標價清單已列固定單價,(固定單價計費方式說明),擬依採購法第47條第1項第1款,訂定底價確有困難之特殊案件,得不訂底價辦理,擬依原固定單價計費。

六、本採購預估擴充金額為新台幣萬○,○○○元,所需經費擬由○○○項下支應。

七、檢陳下列文件各乙份供參:

()原契約書影本(附件1)

()預算書修正(附件2)

()規格修正說明(附件3)

()○○○公司報價單(附件4)

擬辦:如奉核可,擬請  鈞長准予:

一、核定本案之預算書圖。

二、本採購案以限制性招標方式辦理。

三、請總務處事務組協助與○○○公司辦理議價(如為原固定單價計費,請刪除議價)等相關事宜。

減價收受簽呈

主旨:有關本校辦理「   (採購案名)     」採購案,因驗收結果有不符招標規範情事,經請購單位確認不妨礙安全及使用需求,擬請同意依政府採購法第72條及契約第   條規定辦理減價收受,簽請  核示。

說明:

一、依據契約條款第    條「 (條文)    」辦理。(如附件一)

二、本案預算金額      元,契約金額     元,得標廠商為     公司,履約期限為     。本校於   年  月  日辦理驗收,驗收結果不合格,主驗人當場指定於   年  月   日前完成改善後辦理複驗。(驗收紀錄如附件二)

三、驗收不合格情形如下:(招標規範如附件三)

()原招標規範:第14-(4) 符合IP65 & NEMA4規格通過CE UL認證。驗收結果缺少IP65認證文件。

()原招標規範:第14- (5) 顯示電壓值、電流值。驗收結果無電壓值顯示。

四、得標廠商經洽   原廠出示證明文件(如附件四),表示空壓機組系列皆無IP65等級及電壓值顯示。但得標廠商來函(如附件五)願意加以處理以符招標規範需求。處理方式為加裝透明壓克力蓋版及電源控制箱外部加裝液晶電壓顯示器,得標廠商表示其價差約為     元。

五、依政府採購法第72條第2項及契約規定,驗收結果與規定不符,而不妨礙安全及使用需求,亦無減少通常效用或契約預定效用,經檢討更換確有困難,必要時得減價收受,並處以減價金額100%之違約金。

六、本案驗收不合格部分,經請購單位確認不妨礙安全及使用需求,無減少通常效用且不必拆換或拆換確有困難,得以減價收受方式辦理,請購單位評估價差金額尚屬合理。擬請同意減價收受,本案減價金額為    元,另處以違約金     元。

七、擬於得標廠商完成改善並繳妥違約金後辦理驗收。

緊急採購相關程序簽辦範例

主旨:茲因2019新型冠狀病毒肺炎(俗稱武漢肺炎)蔓延,恐影響本校師生生命身體健康安全,需緊急處置,其涉採購事項,簽請鑒核。

說明:

一、依據政府採購法(以下簡稱採購法)第105規定辦理。

二、中央流行疫情指揮中心表示截至本(109)年2月26日國內共30名確診新冠肺炎,預期可能造成人民之生命身體健康遭遇緊急危難,且工程會業經109年1月30日通報各級機關學校,如緊急辦理2019新型冠狀病毒肺炎知各項採購得依採購法第105條第1項第2款辦理

三、為因應上述疫情可能之發展,(如採購其他品項,請敘明功能目的為何?能達到何種防疫效果)本單位擬採購口罩XX個、防護衣XX件、消毒藥水500CC XX瓶等……。依據採購法第105條第1項子法「特殊採購招標決標處理辦法」第5條第2項規定「前項核准文件應記載本法招標及決標規定中因緊急處置得不適用之條文;其未記載者,仍應適用本法之規定。」,因本案需緊急處置,故本案招標及決標擬請准予不適用附表所列採購法條文之規定。

五、本採購因時效緊迫,請校長授權本院(系、中心)○○組長○○○與廠商議定價格,且併相關文件資料簽名或用印後傳真完成協議。本財物採購業於○○年○○月○○日與○○○○公司,完成議定單價及傳真協議,詳如附件。該廠商曾承攬過本校○○○年度「○○○○案」,履約績效良好,且其供應之醫用器材,皆經審查符合CNS 14774國家標準(或具等同性之國際標準) 及GMP相關規定,並取得醫療器材許可證字號之產品,故指定其承攬本案,實為適當,經查訪結果目前市場上只有該廠商符合本校需求且願供應,擬依限制性招標方式逕邀該廠商以議價方式辦理。依據該廠商報價單(如附件)本單位所需防疫物資共需新台幣XXXXXX元,該報價與目前市場價格相當,毋須再議價,如有其他新增部分仍須依規定議價。

七、本案經費預估共需新台幣○○○○○○元,擬自○○○○○(或預算科目)中支應。

擬辦:擬奉核後通知廠商即期辦理交貨,請核示。

附表:

機關依採購法第105條第1項第2款緊急採購核准文件記載不適用條文之範例

項次

採行措施

核准文件記載不適用採購法之條文

公告金額以上得不採公開招標

第19條

限制性招標得採議價或比價方式辦理

第22條、第23條

同業共同投標不受限制

第25條

訂定招標技術規格不受限制

第26條

縮短等標期

第28條

免收押標金、保證金或二者全免

第30條

領標及投標期限、方式及地點

第29條、第30條

補正投標文件

第33條

採行替代方案

第35條

訂定投標廠商資格不受限制

第36條、第37條

十一

招標文件請求釋疑、答復釋疑

第41條

十二

不訂底價不受限制

第47條

十三

投標廠商家數不受三家限制

第48條、第49條

十四

比減價格或綜合評選次數不受三次限制

第53條、第54條及第56條

十五

超底價比率不受百分之八限制

第53條

十六

採不訂底價,評審委員會之組成及評審不受限制;建議減價金額由主持決標人員決定;得逾建議減價金額決標

第54條

十七

採行協商措施免預告

第55條

十八

免報上級機關核准

第53條、第55條及第56條